ANNIK RAUH

Optimierung im Team - Do's and Don'ts

Wie Du Optimierung im Team erfolgreich umsetzt und wie Du das ganze Team dabei mitnimmst.

Wie Du Optimierung im Team erfolgreich umsetzt und wie Du das ganze Team dabei mitnimmst.

Optimierung im Team - Do's and Dont's

Kleine Veränderung – große Wirkung
Teambesprechung Küche Einwände

Was Optimierung mit dem Thema Mitarbeitermangel zu tun hat.

Unser Webinar „Kleine Änderung – große Wirkung“ richtet sich an Alle, die derzeit jede Menge Gäste aber zu wenige MitarbeiterInnen haben. Denn mit ein paar kleinen Veränderungen lässt sich schon viel erreichen. 

Durch Optimierung werden die verbliebenen MitarbeiterInnen entlastet und jede Menge Arbeitszeit wird eingespart. Die optimierten Abläufe erhöhen außerdem den Teamfrieden und erleichtern die Einarbeitung neuer Kollegen.

Optimierung macht Dein Team belastbarer und zufriedener. Und Du sparst ne Menge Geld. Also ran an die Opti-Buletten!

 

Warum ist Dein Team womöglich erstmal nicht begeistert?

Oft haben Teammitglieder keine guten Erfahrungen mit Optimierungsversuchen gemacht. Gerade die „Gewohnheitstiere“ sind per se keine Freunde von Veränderung.
Wenn die Veränderung nicht ganzheitlich angegangen wird, kann es schnell mal knallen im Team.

Im schlimmsten Fall schalten die MitarbeiterInnen innerlich auf stur. Es kommt zu schrägen „Workarounds“ und die gut gemeinte Änderung wird zur Verschlimmbesserung.

 

Was ist an Veränderungen denn so schwierig?

Veränderungen gehen nicht immer so glatt über die Bühne, wie Du es Dir vorher ausgemalt hast. Das kann viele Gründe haben.

Zum Beispiel setzen Skeptiker manchmal „drüber reden“ mit „Ausprobieren“ gleich.

So werden Ideen zu schnell verworfen. Und auch an der Ausdauer und Langsicht können kleine Veränderungen scheitern. Zum Beispiel wenn Schwierigkeiten, die auf dem Weg entstehen, gleich einer Niederlage gleichgesetzt werden.

Auch kleine Veränderungen brauchen klare Regeln. 

Eine weitere Quelle des Scheiterns: die Nachbesserungsmöglichkeiten werden einfach nicht wahrgenommen. Stattdessen erscheint oft genug das „Rückkehren zum Alten“ als vermeintlich logische Konsequenz. 

Der Grund: Die Veränderung eröffnet erstmal einen regelfreien Raum.

Wir haben zum Beispiel mal die Spülmaschine von der Küche hinter die Bar verfrachtet. Eigentlich eine prima Idee, denn der neue Standort sparte dem Service Laufwege und in der Küche gewannen wir dringend benötigten Platz. 

Nur schien diese Veränderung für einige MitarbeiterInnen auch andere Grundregeln infrage zu stellen.

Auf einmal knallte wieder jeder sein Zeug unsortiert hin. Statt Teller und Tassen sorgfältig und vor allem platzsparend zu stapeln, wurde das Geschirr einfach nur abgestellt. 

Als Ergebnis wuchs ein wackeliger Geschirrberg im Abwaschbereich des Tresens. Das war dann der in der Einleitung erwähnte Moment, wo der Barmann die Nerven verlor.

Interessanterweise war in seiner Wahrnehmung nicht die Nachlässigkeit seiner KollegInnen der Grund für das Problem, sondern der neue Standort der Spülmaschine. Wäre es nach ihm gegangen, wäre die Maschine sofort zurück an den alten Platz gewandert.

Eine Veränderung, die für die Gesamtheit des Betriebs eine Verbesserung erzeugt, kann für den Einzelnen erstmal eine Verschlechterung sein. 

So ging es in diesem Fall dem Barmann. Aber deswegen zurück auf Los?

Ich blieb hart und krempelte die Ärmel hoch. Sortierte den Geschirrhaufen, so wie wir es vorher auch getan hatten. Und – tadah! – auf einmal war noch jede Menge Platz für weiteres Geschirr. Der Barmann war zwar immer noch nicht begeistert, aber Prozessoptimierung war noch nie ein Beliebtheitswettbewerb.

Optimierung – der Erfolg liegt im feinen Unterschied zwischen Zuhören und Hinhören

Bei jeder Veränderung brauchst Du ein feines Gespür für die Reaktion Deines Teams. Frag Dich bei jedem Einwand: Worum geht es wirklich? Und was bedeutet es für den Rest des Teams, wenn ich dem Einwand eines einzelnen Teammitglieds nachkomme?

Es ist wie auf diesen altmodischen Waagen: Verschiebst Du ein Detail, bewegt sich alles. Immer. Und das Schöne dabei: Du kannst eine neue Variante des Gleichgewichts herstellen. Es muss nicht beim Alten bleiben.

In unserem Spülmaschinenbeispiel brauchte es also in den folgenden Tagen und Wochen noch die eine oder andere Erinnerung, Training und Kurskorrektur, dann war die Veränderung „in Fleisch und Blut“ übergegangen. Klare, an die neue Situation angepasste Regeln und konsequentes Feedback waren der Schlüssel zum Erfolg.

Wie Du erfolgreich optimierst und damit Dein ganzes Team begeisterst.

Schwachstellen erkennen und benennen.

Um Dein Team mit den neuen Veränderungen mitzureißen, ist es essenziell, den Prozess immer im Blick zu behalten. Und zwar gemeinsam. Starten kannst Du zum Beispiel mit einem großen Brainstorming im Team.


Was stört uns? Wo besteht Verbesserungsbedarf? Und wie könnte ein Veränderung konkret aussehen?
Wenn alle gemeinsam daraus eine effiziente Lösung erarbeiten, fühlt sich die Veränderung wie eine gemeinsame Errungenschaft an. 

Wichtig dabei: Wenn aus einem Brainstorming ein funktionierender Plan werden soll, braucht Ihr von vornherein eine klare Struktur der Selbstkontrolle: Noch bevor Ihr egal was umsetzt, legt konkrete Termine fest, zu denen die Veränderung überprüft und gegebenenfalls nachjustiert wird. 

Ganz simpel geht das durch eine strukturierte Vorlage für die monatliche Teambesprechung: Zum Schluss der Besprechung werden konkrete Ziele formuliert. Diese werden als erster Punkt in der nächsten Besprechung überprüft. Daraus ergeben sich die nächsten Schritte.

Die Lösung ist keine Einzeltat, sondern ein Prozess, der das ganze Team inkl. ChefIn einschließt.

Zu diesem Prozess gehört es, an alle Schritte zu denken, die zum erwünschten Ziel führen. Das klappt bestens mit der Methode T-O-T-E (Test – Operate – Test – Exit). 

Denn sonst können die simpelsten Prozesse schon scheitern. Schaut euch neu angeschaffte Produkte ganz genau an und denkt daran, eine Rückgabemöglichkeit offen zu halten.

So scheiterte beispielsweise die Einführung meines Onlinebestellsystems daran, dass das System zu leise piepte. Das ist ärgerlich – und konnte in diesem Fall nur durch einen kompletten Systemwechsel gelöst werden. 

Kleine Veränderungen können Spaß machen.

Optimierung ist super, da können sich sicherlich alle einigen. Doch wer dafür zuständig ist, diese Prozesse anzustoßen – das ist nicht immer ganz so einfach festzustellen. Wem obliegt also die Optimierungsaufgabe – gerade bei Neuorganisation?

Den Alltag einfach erleichtern.

Manche Hürden im Betrieb wären so leicht zu beheben – nur haben sich alle so sehr dran gewöhnt, dass es einfach niemandem mehr auffällt. Und weil sich niemand dafür zuständig fühlt. So stand bei Lisa in der Küche über lange Zeit ein „Schweineeimer“, also der Biomüll, mitten im Weg.

Erst als Lisa einfach mal den Schritt ging, den Eimer woanders hin zu räumen, verbesserte sich der Alltag schlagartig. Endlich stieß sich niemand mehr am verfluchten Eimer.

Kleine Kniffe mit großer Wirkung.

Manchmal fühlt es sich an, als würde man über Jahre hinweg einen Stein im Schuh tragen. Dabei kann dieses Problem mit einem kleinen Kniff so leicht behoben werden, dass es beinahe absurd wirkt, dass das nicht vorher passiert ist. 


Deswegen kann man es auch mit Humor nehmen, wenn man mal ein lustiges Workaround entdeckt. Etwa wenn der Koch den Pürierstab benutzt, mit dem er doppelt so lange braucht. Oder wenn man endlich mal den kaputten Drucker ins Visier nimmt, der eigentlich seit Ewigkeiten repariert werden sollte. Und wegen dem man seit 2 Jahren immer eine Etage tiefer gelaufen ist.

 

Offen für neue Blickwinkel sein.

Es gibt fast keine Optimierung, die nicht aus irgendeinem Winkel als Verschlechterung dargestellt werden kann. Nimm Einwände wahr und ernst. Und dann ändere den Blickwinkel.

In meiner Cocktailbar lief zum Beispiel nur der Zeitraum Donnerstag bis Samstag richtig gut. Der Rest war Verlustgeschäft.

Da viele Mitarbeiter in Vollzeit arbeiten wollten, hatte ich das Gefühl, dass eine durchgehende Öffnung für uns die einzige Lösung sei.

Weil die Mitarbeiter ja ansonsten „nicht auf ihre Stunden kämen“ – wie man so schön sagt.

Gleichzeitig konnte ich keine guten Löhne zahlen, weil an den übrigen Tagen die Lohnkosten so hoch waren, dass der Gewinn recht schmal ausfiel. Aber zumachen? Trotz Miete und allem?

Damals war mir sehr wohl bewusst, dass ich Montag bis Mittwoch regelmäßig bei Lohnkosten von 60-80 Prozent lande. Ich wusste, dass ich jeden dieser Tage dafür bezahle, dass ich aufmache.

Aber irgendwo in meinem Hirn war eine Alternative einfach verboten.

Was wäre die Lösung gewesen? Aus heutiger Sicht (und mit 10 Jahren mehr Erfahrung als damals), würde ich sagen: Hinsetzen mit Taschenrechner oder Exceltabelle. Einfach mal schätzen, welche Umsätze und Kosten anfallen würden, wenn wir z.B. nur noch 4 Tage die Woche offen haben. Und die Mitarbeiter trotzdem (!) voll bezahlt werden. 

Auch hier funktioniert es nur mit weiteren Anpassungen.

Die Mitarbeiter bekommen also den gleichen Lohn für weniger Arbeit. Damit steigen die Lohnkosten pro Gast, genauso wie der notwendige Deckungsbeitrag. Diese Erhöhung kann mit einer Nettolohnoptimierung abgemildert werden. Und da die wegfallenden Tage ohnehin Verlusttage waren, ergibt sich auch hier ein Ausgleich.

Mit einer 4-Tage Woche bei vollem Lohnausgleich wäre mein Betrieb als Arbeitgeber einzigartig gewesen in meiner Region.

Hätte, hätte, Fahrradkette. Diese Idee kam für mich zu spät. Aber vielleicht inspiriert sie ja Dich, etwas ähnliches in Deinem Betrieb auszuprobieren? 

Veränderung und Perspektivwechsel gehen leichter, wenn Du Hilfe bei der Umsetzung hast.

(Hatte ich damals nicht). Gerade Nettolohnoptimierung solltest Du nur mit professioneller Hilfe machen. Dafür ist hier das Einsparpotenzial besonders hoch (pro Vollzeit-Mitarbeiter mehrere hundert Euro – Monat für Monat!).

In meinem kostenlosen Erste-Hilfe-Plan stelle ich Dir leicht umsetzbare Techniken vor, wie Du sofort und mit wenig bis gar keinem finanziellem Aufwand Deinen Betrieb optimieren kannst. 

Indem Du mit anderen Menschen darüber sprichst, findest Du leichter neue Perspektiven. Trau Dich ruhig an Experimente, beispielsweise mit einer Kasse des Vertrauens. 

Die Basics beim Thema Kleine Veränderungen.

Jede Veränderung muss mit einem feinen Fingerspitzengefühl angegangen werden. Optimal ist es, wenn Du mit deinem Team gemeinsam alles durchgehst, was nun neu ist. Bereitest Du Dein Team auf eine Testphase vor, schaffst Du es besser, eine Verweigerungshaltung zu vermeiden und den Teamzusammenhalt zu erhöhen. 

Außerdem nützlich: Gib Deinem Team klares Feedback über die Umsetzungsgeschwindigkeit. Keine Veränderung sollte ohne eine Überprüfung stattfinden – am besten mit genauem Datum.

Optimierung als Teil des betrieblichen Alltags

Damit das Schlagwort „Optimierung“ nicht nur ein Randaspekt bleibt, sondern in den Alltag integriert wird, kann es helfen, die Optimierung als jährliches Ritual einzuführen. Das kann quasi als Bestandaufnahme dienen.

Hierbei kannst Du mit Deinem Team im Rundumschlag aufräumen. Was ist kaputt, wieviel Equipment ist da? Außerdem gut ist ein regelmäßiger Reinigungsprozess, von innen wie von außen.

Regelmäßiges aufrütteln.

Frischen Wind kann für Deine MitarbeiterInnen außerdem ein regelmäßiger Abteilungswechsel sein. Indem sie einen Tag im Jahr mal in einer anderen Abteilung arbeiten, können sie wichtige Einblicke gewinnen, die letztendlich der Optimierung dienen können.

Auch Du als ChefIn könntest Dich mal in verschiedenen Abteilungen einbringen, um von der neuen Perspektive aus, frische Verbesserungsideen zu bekommen.

Von Beginn an kommunizieren: Jede Veränderung zieht eine Veränderung nach sich.“

Deinen MitarbeiterInnen kannst Du die Optimierungen auch spielerisch nahe bringen. So kannst du zum Beispiel die 2-Tage-Challenge „finde doofe Sachen“ starten. Wer die doofste Sache (und die beste Lösung) im Betrieb findet, gewinnt einen Preis.

Einen besseren Überblick kannst Du dir außerdem mit einem Qualitätsmanagmentssystem verschaffen. Achtung: ISO 9001 ist sehr groß, kann aber mit einem guten Berater runtergebrochen werden.

Vereinbare jetzt eine kostenlose Erstberatung. Zu unserem Team zählt auch ein Qualitätsmanager, der Dir genau zeigen kann, wie Du solche Qualitätsmanagementsysteme ohne Wasserkopf für Dich nutzen kannst. www.calendly.com/gastro-angels/meeting.

Power-Fragen an Deine MitarbeiterInnen.

Viele MitarbeiterInnen haben tolle Ideen im Kopf. Sie trauen sich nur nicht, sie auszusprechen. Aus Angst, dass sich dadurch negative Konsequenzen für sie ergeben könnten. Da hilft Du Ihnen, indem Du ganz sanfte Fragen stellst:

„Wenn Du an Deinen liebsten Kollegen / an Deine liebste Kollegin denkst, wofür schätzt Du sie? Was kann sie besonders gut? Privat wie beruflich und wo kann sie Unterstützung (von uns) gebrauchen?“

So erhältst Du wichtige Hinweise, wie es Deinem Team geht und erhältst gleichzeitig konkrete Lösungsvorschläge.

Und auch mit der Frage: „Wenn Du Chef wärst, was würdest Du jetzt sofort tun und was soll in 1 Jahr sicher erledigt sein?“ machst Du es Deinen MitarbeiterInnen leichter, Dir eine offene und ehrliche Antwort zu geben. 

 

Kommunikations-Tools nutzen.


Viele Veränderungen scheitern schlicht an mangelnder Kommunikation. MitarbeiterInnen kommen nichts ahnend zum Dienst und finden eine Veränderung vor. Das ist einfach unangenehm und alles andere als wertschätzend. 

Wie verheerend mangelnde Kommunikation bei Veränderungen sein kann, durfte ich in meiner Ausbildung in einem großen Hotel erleben.

Ein Azubi-Kollege erzählte mir in der Mittagspause wütend, dass sein Schreibtisch kommentarlos vom Personalbüro ins Vorzimmer verbannt worden war. 

Eigentlich änderte das überhaupt nichts an seiner Arbeit. Und es mag wichtige Gründe gegeben haben, immerhin ist ein Personalbüro für 300 Angestellte ein vertraulicher Ort. Der Azubi erfuhr aber nie, was die Beweggründe waren. Anscheinend war er dafür nicht wichtig genug.

Er revanchierte sich auf seine ganz persönliche Weise.

Eine Zeitlang änderte er immer mal wieder einzelne Parameter in der Personalsoftware. Ein Häkchen hier, ein Klick dort. Die nächsten Stunden beobachtete er mit Genugtuung durch die Glasscheibe, wie seine Vorgesetzte regelmäßig vorm PC verzweifelte. Ich möchte die Aktion nicht bewerten. Nur eins hab ich daraus gelernt: Druck erzeugt (häufig unsichtbaren) Gegendruck. Und das rächt sich.

Im Schichtdienst ist ein gelungener Kommunikationsfluss gar nicht so leicht. 

Manchmal müssen Veränderungen schnell geschehen und nicht jeder Kollege ist regelmäßig da. WhatsApp-Gruppen können ein Weg sein, damit kurzer Infoaustausch inner- und abteilungsübergreifend gelingt. Nachteil: Deine MitarbeiterInnen erhalten auch in ihrer Freizeit Nachrichten und wichtige Infos gehen schnell mal unter.

Das Kommunikations-Tool „Uberblick“, hat sich ganz auf die Bedürfnisse des Gastgewerbes spezialisiert. Ein Test lohnt sich. 


Und wie lange dauert das?

Optimierung ist kein Rundumschlag, sondern funktioniert nur, wenn die Suche nach möglichen Verbesserungen Teil Eures Alltags wird. Ein bisschen wie Zähneputzen. Unser Qualitätsmanager beschreibt es so: 


Optimieren ist wie surfen: Es dauert ein bisschen, bis Du rausgeschwommen bist. Aber wenn Du einmal auf der Welle reitest, ist es ganz leicht und unfassbar schnell.

Manche Menschen träumen davon, dass alles so bleibt wie es ist, wenn es einmal „aufgeräumt“ wird. Die Realität sieht anders aus, denn Dein Betrieb befindet sich im ständigen Wandel – so oder so. Nur liegt es in Eurer Hand, in welche Richtung dieser Wandel führt. 

Du fragst Dich, ob Du in Deinem Betrieb eine gute Optimierungsmöglichkeit übersehen hast? Du überlegst, eine größere Veränderung einzuführen und wünschst Dir professionelle Begleitung und Rückhalt dabei? Dann vereinbare jetzt ein kostenloses Erstgespräch mit mir und meinem Team. 

Viel Erfolg bei Deinen Veränderungen und schreib mir gern an kontakt@annikrauh.de wie es Dir damit ergeht. 

Deine

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